电大《个人与团队管理》案例简答题之2--时间管理

 第二单元：时间管理

案例5：

富美公司王厂长今天的“待办”日程表上记录着：与副厂长讨论几个员工的投诉；为下午的客户代表座谈会写一份演讲稿；审查他的助手草拟的贯彻食品行业安全健康的情况报告。此外，他还想审阅最近的审计报告并签署意见；检查工厂TQM 计划的进展情况；计划下一年度的资本性支出预算。

早上王厂长打开计算机，审阅了助手草拟的情况报告。接下来是资本性支出预算，刚进行了1/3，接到副厂长打来的电话，说有一台主要的输送机坏了，修好需要花费5万元，而要更换整个系统大约要花费12万元，这些钱没有列入支出预算，于是他安排在10点开会研究这个问题。这时运输部主任闯入他的办公室，要讨论在铁路货车调度计划方面遇到的困难。讨论还没有结束，王厂长又接到公司总部负责法律事务的职员打来的电话，他们需要一些数据来为公司的一桩诉讼辩护，他把电话转接给人力资源部。这时，他的秘书又送来一大叠信件要他签署。王厂长一天就在这样一件接一件的工作中度过。但一天过去了，王厂长却有些困惑：“我到底完成了哪件事?”

根据以上案例，回答以下各题。

1.为了确定轻重缓急，做出更为合理的安排和计划，王厂长可以运用时间管理矩阵来确定任务的优先级。那么，任务优先级别可以划分成几类？每个级别的特点是什么？

2.根据王厂长今天的“日程表”，分析他的每项工作分别属于哪个优先级。他应该如何有效地安排自己今天的工作？

案例6：

小姜从来没有做工作记录的习惯。工作上的事情总是一件做完了接着做另一件，整日里忙忙碌碌。公司经理也要求他们只要一直在忙工作就行，从来没有人思考过如何提高工作效率。这样的状况持续了很久，直到不久前他所在的公司新来了一位老总，才打破了这种局面。新来的老总提出提高工作效率的问题。他要求大家把自己在工作中做的所有事情都记录下来，记录在一个被他称做“活动跟踪表”的表格中。

在做完这样的一个记录之后，小姜重新阅读了一遍活动跟踪表，结果令他大吃一惊。

表 活动跟踪表

分析了一天的活动之后，小姜发现自己做有意义的事情的时间很少，许多时间被无谓地浪费了，在实际的工作中做了许多无效的工作。这使小姜认识到应该采用新的管理方式来提高自己的时间利用效率。

根据以上案例，回答以下各题。

1.在分析了活动跟踪表以后，小姜发现自己很多时间都浪费在了无意义的事情上，时间管理矩阵可以帮助小姜提高时间利用效率。根据时间管理矩阵，工作优先级别可以划分为A、B、C、D四类，每个级别的特点是什么？

2.根据小姜的“活动跟踪表”，思考一下他的每项工作分别属于哪个优先级？他应该如何有效地安排自己的工作？

案例7：

张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理，某天刚上班，他就面临一系列的难题：

1.上午9点有一个50人的日本旅游团入住，其中45人都是由三口之家组成，需要15间家庭套房，但客房部今天剩余的家庭套房只有10间，12点之前肯定腾不出房。这个问题该怎么解决？

2.旅游局通知，明天上午9点召开全市酒店工作会议，会议议题是非典过后各酒店如何恢复生产，迎接可能到来的旅游高峰。总经理要求张经理代表酒店出席会议并准备发言。

3.总经理秘书来电话说，老总明天要出差，希望能有时间与张经理讨论客房部如何完成下半年的营运目标的问题。

4.公关部经理来电说，酒店准备与南方航空公司在广州、北京、上海推出“浪漫珠海新感觉，机票+酒店”套餐活动，广告稿已经设计出来，需要他最后敲定。

5.人力资源部来电说，小林昨天提出辞职，原因是另外一家酒店要挖她过去。小林可是张经理培养了五年的爱将，做事认真负责，对待客人真诚，酒店各项业务都精通。

6.老婆来电话，岳母大人上午10点到，要张经理开车去机场接一下。

面对这么多的任务和冲突，张经理该怎么办？

根据以上案例，回答以下各题。

1.面对诸多任务的冲突，张经理可以采用时间管理矩阵来区分事情的轻重缓急。根据时间管理矩阵，工作优先级别可以划分为四类，每个级别的特点是什么？

2.思考一下，张经理的6项工作分别属于哪个优先级？他应该如何有效地安排自己的工作？

案例8：

小吴是某矿业公司的一位维修钳工，手艺高，责任心强，人缘好。某个周一，分管人事的周副矿长来电话，说车间李主任重病住院，要小吴暂时代理车间主任，行使权力。还特别关注正在抢修的一台装载机，说这台装载机对公司目前的一项工作非常重要。小吴答应周四中午前一定修好交用。

周三，小吴一大早就去突击抢修那台装载机去了。时间紧，任务重，他不放心，跟着夜班工人干到晚上九点多，再三叮嘱夜班班长抓紧工作，才回家休息。

周四早上，小吴发现矿上又有四辆自卸式载重卡车送来待修，而原先的那台装载机还未修好。小吴要求大家群策群力，尽快完成任务。

小吴略感松了一口气，就上备品库去检查库存是否足以应付这批抢修任务，如果不够，要提前做好准备。这时一个大学同学打来电话，通知他参加春节的同学聚会。和同学聊了一会，露天采掘队就来电话，说他们的一台主力设备--32吨自卸卡车抛锚在现场，要求派人去抢修。人手不够，小吴背起工具箱，去现场抢修了。回到车间，已经快中午了。他发现车间里乱糟糟一片：四辆待修自卸车中有三辆在停工待料，忙问这是怎么回事，工人们说李主任以前定下的规矩，备件要主任签过字才能领取。这时，矿上又有两台故障车送来待修。小吴刚办完接车手续，周副矿长又来电话要装载机了，听说还没修好，周副矿长很不高兴，埋怨活抓得不紧，并强调这会给矿上带来很大的损失。刚放下周副矿长的电话，公司常务副经理又打来电话，让他马上去总部出席紧急干部会议。对于现在的工作，小吴觉得真的很累。

根据以上案例，回答以下各题。

1.小吴要想在繁重的工作中理出头绪，作出合理的安排和计划，他可以运用时间管理矩阵来确定任务的优先级。那么，任务优先级可以划分为几类？各个优先级的特点是什么？

2.根据小吴这一天的活动，分析他的每项工作分别属于哪个优先级。他应该如何有效地安排自己的工作？